登録・検索工数が1/5に、商社の受発注業務を支える図面文書管理

課題

Before

図面や文書の登録・検索に時間がかかり、受発注業務を圧迫していた

導入効果

After

登録工数が1/5に短縮、型番検索も1分以内で完了するように

今回、お話いただいたお客様
機器事業部　機器部　企画管理部　部長　原雅仁様
機器事業部　機器営業部　営業一課　主事　南出直也様

導入前の課題

導入を検討されたきっかけを教えてください。

弊社は商社ですから、お客様から届く注文書をもとに製品を手配するのが日常業務ですが、

注文書の様式やルールは各社様々です。中にはメーカー型番が記載されておらず、お客様独自の部品品番でご注文いただく場合もあります。

そのような独自の部品品番体系をお持ちのお客様の担当者は、注文が来るたびにメーカーの型番と過去の売上実績、または別途ご提出いただく図面で型番を把握することになります。この作業はかなり時間がかかり、1型番あたり15分かかることもありました。

また、お客様からお預かりした図面の保存・管理にも苦労していました。後でファイルを探しやすいように、ファイル名の頭3桁でフォルダを分けて、さらにその中に仕分けして……といった作業が必要で、以前のシステムでは1ファイルの登録に5分ほどかかっていました。仮に月120ファイルほど届くとすると、登録だけで月10時間かかる計算です。

日常業務を優先するとどうしても図面の保存・管理が後回しになって、未登録のファイルがどんどんたまっていく悪循環でしたね。社内では、使いこなせていないシステムにファイルを保存する意味があるのかといった話すら出ていた状態でした。

そんなタイミングでTomorakuDMSのご紹介をいただきました。

TomorakuDMSを選んだ理由

なぜトモラクが良いと思われたのですか？

一番大きかったのは、保存のしやすさですね。ドラッグ&ドロップで入れるだけですし、後でAI検索をできるので従来のような深いフォルダ階層を作る必要がありません。

以前は仕分けだけでも大変でしたが、今はもう放り込めばいいだけなので、その差は大きいです。

手書き文字の検索精度が非常に高いところも魅力でした。実際に導入した後も、認識の間違いが少なくて、こんな文字まで読めるんだと驚くことがあります。細かく仕分けせずに入れても検索でちゃんと引っかかってくれるので、結果的に複雑なフォルダ管理をしなくて済むというのは大きなポイントでした。

もう一つ導入にあたって期待しているのは、技術的な知見の継承です。弊社は、長年お取引をしているお客様が多く、対応履歴が膨大に蓄積されています。社内の営業担当が変わると、そうした経験は引き継ぎきれない部分があるのですが、TomorakuDMSに情報を集約していけば新しい担当者でも過去の経緯を検索で見つけられると考えました。

お客様がなぜその商品を採用したのか・しなかったのか、その商品に昔どのような不具合があったのか、こうした情報を活かそう、というわけです。お客様の中でも異動や世代交代があり、過去の経緯を必ずしも引き継ぎきれていないのではないかと思います。であるならば、商社として長年お客様と向き合ってきた経験を活かして、提案をできれば価値が高いと考えたわけです。