探す時間が1/7に、設計から全社へ活用が広がる図面管理

課題

Before

オンプレミスのファイル管理システムが老朽化。情報収集しても高額なシステムばかり。

導入効果

After

利用者の6割が月10日以上活用(検索は月1万回超)。設計/製造/資材/業務/営業など全社で活用が拡大。

今回は、開発部設計課山田課長、長澤様にお話を伺いました。

導入前の課題

導入を検討されたきっかけを教えてください。

もともとオンプレミスのファイル管理システムを使っていたのですが、老朽化に伴って新しいシステムを探していました。以前から情報収集をしていましたが、高額なものばかりでした。

トモラクを初めて知ったのは展示会です。そこで現状とやりたいことをお伝えしたところ、展示会後に改めて連絡をいただき、検討を進めることとなりました。

機能面では全文検索ができて、うっかり消してしまう心配がないファイル管理システムを探していました。以前のシステムではDWGの検索はできたのですが、PDFでスキャン保存していた古い図面の中身までは検索できませんでした。10年前の図面や手書き文書はスキャンして保存してあっても、ファイル名ぐらいしか手がかりがなく、中身を開かないとわからない。そういったものは事実上「探せないもの」として諦めていましたね。

TomorakuDMSを選んだ理由

他のサービスと比較されましたか？

はい、実は他社サービスの方が安かったのですが、決め手は『画面の見やすさ』ですね。

トモラクは、エクスプローラーのような画面でぱっと見でわかりやすい。他社サービスは慣れるまでに2〜3ヶ月必要だと言われていました。日々の業務もありますし、それでは厳しいと感じていました。トモラクは特別なレクチャーを受けなくても、自分たちで直感的に操作できると感じました。実際に「やってみて」と伝えただけでメンバーが使えていました。

加えて、データ移行もフォルダごとアップロードするだけなので、以前のシステムからスムーズに移行できます。他社サービスでは、データ移行をやりきれるか全く想像がつきませんでした。

月額費用と運用コストをトータルで見たら、トモラクで決まりだという感じでしたね。ただ、社内稟議の過程では「トモラクは歴史がなさそうだが大丈夫か」という声もありました。結果的にはフットワークも軽く、安定的にサービスを提供してくれていてトモラクを選んで良かったと思っています。

導入効果

実際に使ってみていかがですか？

まず検索スピードが全然違います。以前のシステムでは検索結果が出るまで7秒ほどかかっていたのが、今は1秒ほどです。

トモラクからの月間レポートを見ると、利用者の6割は月10日以上使っていて、検索回数は月1万回をゆうに超えています。感覚としても、1名あたり週30分を大きく超える工数削減効果があると思います。

トモラクは見やすくて使いやすいので、みんながシステムを使ってくれるようになりました。スキャンしたPDFは手書きも含めて高い精度で検索できるので、設計だけでなく、製造・資材・業務・営業などにも用途が広がっています。

トモラク以外は考えられないし、もう前のシステムには戻れません。

システムの使い方についてもぜひ教えてください

お客様からの発注後に制作した図面をトモラクに登録します。その後、営業を通じてお客様に図面を確認いただきます。お客様からの要望に基づき、図面を修正してまたトモラクに登録します。その作業を何度か繰り返しお客様が図面を承認すると、製造しやすい図面にして再び登録します。製造からも改善要望等がでますので、その修正版もトモラクに登録するといった具合です。

私たちは、オーダーメイドの車椅子だけでも常時100件以上の案件を並行して抱えていますし、お客様や製造とのやり取りは1週間〜1ヶ月に及びますので、フォルダ管理ではどこに図面があるのかわからなくなります。トモラクで検索すれば、案件の情報がすぐに見つかるというわけです。DWGファイルであれば、印刷したりPDFにした時に記載されていない仕様等の情報も残っていますので、DWGの全文検索が便利です。

その他にも、十数年前の車椅子をまた新しく似たような形で作りたいというリピートもあり、図面を検索します。DWG検索だけに対応していた以前のシステムでは、スキャンしたPDF図面を探せませんでしたが、今なら番号や仕様がわからなくても何かしらのキーワードで探せます。

他部門での利用状況についても教えてください

営業は、オーダー図面に限ってですが外出先から図面を見ますし、購買や製造は図面をダウンロードして使っています。

以前は、他部署の人がキャビネットまで来て図面を何十分も探していたので、そうした時間も大きく削減できたと思いますし、設計としても営業や購買・製造からの問合せが減ったり、問合せが来た時にすぐに検索できるので対応時間が減ったと思います。

お客様や販売店からの電話に対応している業務課も、図面やパーツリスト、出荷伝票などをその場で検索をして対応できるようになりました。以前は一度電話を切ってから、数時間後に連絡していましたが、今は即時対応できています。

当初、業務課が利用するということまでは見据えていませんでしたが利用が広がっています。トモラクには、今後システムの強化だけでなく、より多くの利用用途を提案してもらえたら嬉しいですね。

導入後のサポートはいかがですか？

サポートの対応も早いと思います。不具合の改善はもちろん、表示速度などへの対応もしてくれています。改善要望もしっかり聞いて受け取ってくれています。できないことや対応が難しいことがあれば、その理由を含めて説明してくれます。仮に対応できないことがあったとしても、はねつけるのではなく、しっかり向き合ってくれるのは良いところだと思います。

それらの対応を目の前の担当者だけでなく、会社として対応するシステムも整っていると思います。最近は契約が増えてきて忙しくなってきているようですが、契約が増えればより一層サービスも強化されていくと思いますので、期待感もありますよね。忙しそうにしていると寂しい気持ちもありますが、安心してお任せできると思います。