「失敗しないAI図面検索の選び方」5つの比較軸
この記事ではAI図面検索システムの選び方を5つの視点で解説します。
第一弾は、システムの選定方法の全体像をご紹介します。その後、5つの視点を順番に掘り下げます。
本当に「使い続けられる」システム選定の決定版とも言える連載記事です。
目次
※この記事は約3分で読むことができます。
見積もり依頼への対応がどんどん短納期になっている
過去に似たような図面を作った気がするが、探し出せない
拠点や部署ごとにファイルサーバーが分かれていてアクセスできない
図面や取扱説明書を探すのに苦労している
現在使っている図面管理システムが老朽化している
こうした課題を解決するために、AI図面検索システムの導入を検討される企業が増えています。しかし、「システムの違いがわからない」「どうやって選んだら良いかわからない」企業様も増えているのではないでしょうか？
筆者は500社以上の製造業のお客様と直接面談してきました。様々な選定方法をされる企業様と向き合う中で、AI図面検索システムを選ぶ際に重要な「5つの視点」をご紹介します。
1. 多くの会社が見落としている視点
多くの方がまず注目するのは「AI検索の機能」です。しかし、検索性能と並んで重要なのは「運用が軌道に乗るかどうか」です。
どんなに優れた検索機能があっても、運用が軌道に乗らなければ意味がありません。私たちの肌感覚では、導入後に運用が軌道に乗る会社は全体の約20%。逆に軌道に乗らない会社も約20%。残りの60%は、一部のユーザーは使いこなしているが、一部のユーザーは使っていないという状態です。
つまり、8割の会社は何らかの課題を抱えながら運用しているということです。
2. 運用が軌道に乗らない2つの失敗ポイント
では、なぜ運用が軌道に乗らないのでしょうか。よくある失敗ポイントは大きく2つあります。
① データ登録の手間
1つ目は、データ登録の段階でつまずくケースです。
たとえば、ファイルを1つずつしか登録できないシステムでは、数万件、数十万件の図面を登録するのに膨大な時間がかかります。一括登録ができるシステムでも、今の管理方法と異なる形式を求められると、事前のデータ整理に大きな負担がかかります。
・フォルダ構造のまま登録できない
・特定の拡張子に対応していない
・関連文書は紐付け登録をしないといけない
・複数ページのファイルを1ページずつに分解しないと登録できない
こうした制約により「小さな手間」が積み重なると登録作業が止まり、システムが使われなくなります。
② ファイル活用の手間
2つ目は、ファイルが見つかった後の活用でつまずくケースです。
図面は見つかって終わりではありません。印刷したり、複数ファイルをまとめてダウンロードしたり、社内の関係者に共有したりと、実際に「使う」ところまでが業務です。
・印刷機能がない
・複数ファイルの一括ダウンロードができない
・共有に手間がかかる。
こうした不便さがあるとシステムが使われなくなる可能性があります。
3. AI図面検索システムを選ぶ「5つの比較軸」
こうした失敗を避けるために、私たちは5つの比較軸でシステムを評価することをお勧めしています。
① 検索性能
自社の業態・業務にあった検索方法を提供しているか。
近年はAI類似形状検索やAI-OCR全文検索など、さまざまな検索機能が登場しています。しかし同じ「AI検索」でも対応範囲や精度には大きな違いがあります。
▶ 詳細記事：AIだけではない、図面検索の使いやすさを決める6つのポイント
② 業務改善・拡張性
検索以外に業務効率向上を実現する機能があるか。
また、将来的に設計・購買・製造まで含めた業務プロセス全体の改善へ発展できるか。
③ 運用負荷
データ登録とファイル活用の手間はどうか。
どれだけ優れた検索機能があっても、運用が定着しなければ十分な効果は得られません。
④ リスク
情報漏洩を防ぐ仕組みと解約時のデータの扱いはどうか。
設計資産は企業の重要な知的財産です。セキュリティやデータポータビリティも確認が必要です。
▶ 詳細記事：図面管理システムの選定リスク｜利用部門が見るべき3つの視点
⑤ 価格
価格が安いか高いかだけでなく、その価格に見合う価値はあるか、を確認しましょう。本記事ではその確認のための3つの質問の仕方をご紹介します。
各比較軸については、今後の連載で詳しく解説していきます。
比較検討テンプレートのご案内
これから各社のサービスを比較するという企業様のために、「5つの軸で比較検討できるテンプレート」をご用意しています。各比較軸のチェック項目を一覧にしたもので、複数のシステムを比較する際にお使いいただけます。
ご希望の方は、お気軽にお問い合わせください。
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